商業英語:正式職場電郵句子必學!職場英文Email範例/實用句子
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商業英語:正式職場電郵句子必學!職場英文Email範例/實用句子

工作上,人人都用email溝通,如何寫出得體email,令人覺得自己smart又能幹,以下句子你要學懂!

開頭問候對方 Greetings at opening

傳統英文Email常常以「 I hope this email finds you well.」作開頭,表示希望您收到此email 時身體健康,原意以問候對方作開首,方便打開下面的話題及討論。要表現得更真誠又親切,可使用以下句子代替:

  • Hope you are doing well.
  • Hope you are having a great day.
  • My pleasure having to connect with you again.

未能及時回覆 Delay reply

公事繁忙,有時未能及時回覆對方的電郵。公事上恐怕對方覺得自己不夠誠意,可以於電郵內使用以下正式的句子為未能及時回覆對方電郵表示歉意。

  • l apologize for the delay in my response.
  • My apologies for the delay in getting back to you.
  • My apologies for not getting back to you sooner.

感謝對方回覆迅速 Gratitude for prompt response 

對方的即時回覆,表現了對方的誠意。是建立良好的往來關係的契機,當然要感謝對方迅速的回覆。

  • Thank you for your prompt response.
  • I appreciate your quick response.
  • Your prompt reply is greatly appreciated.

詢問進展 Interest in progress

表現過了誠意,說過了客套說話,好帶出公司話題,跟進一下公務上的進展,也表示你對公務的着緊及關心,這時可以使用以下句子於我們的職場電郵中。當然若果要在公務上催促進度,也可以直接表達。

  • Could you please confirm if you have received the attached document?
  • Could you provide me with an update on XXX?
  • I’m interested in knowing the current state of XXX.

闡明主題 Purpose of the email

談及主題部份,要開門見山,簡單、直接、清晰。準確清晰地表達自己的意思,好讓對方作適當跟進及回覆。以下的句子常用於正式的職場電郵,可以顯示出我們的專業。

  • I’m writing to follow up on our conversation about XXX.
  • I’m reaching out to ask for your help with XXX.
  • I would be grateful if you could help me with XXX.

請查看附件 Attachment 

職場電郵中,我們常常會夾附大大小小不同的檔案,要提醒對方電郵中有附件,或強調對方要參考附件內容,我們可以用以下的實用句子:

  • Please refer to the attached document for details on XXX.
  • For more information about XXX, please see the attachment below.
  • Attached is the quotation you requested, please.
  • I have attached an excel file for your reference.
  • Attached herewith please find the revised proposal for your perusal. 

詢問對方是否有時間  Request for further discussion 

職場上很多重大的決定,都需要仔細詳談。可透過電郵簡單闡明事情,再相約對方一個方便的時間會面或以電話詳談。正式的職場電郵,常常使用以下句子:

  • Could you let me know your availability for a call/meeting to discussXXX?
  • When would be a good time for us to connect and discuss XXX in more detail?
  • I would like to schedule a meeting to walk through XXX. What dates/times work for you?

結尾 Ending

電郵的結尾普遍我們都會使用「I look forward to hearing from you soon.」。除了這句通用的句子外,如想令對方加深印象或進一步表示誠意,可使用以下這些句子:

  • Your prompt reply would be greatly appreciated.
  • Please favour us with your reply as soon as possible.
  • I will be happy to provide you with any additional information you may need.
  • Please let me know if there are any issues or concerns with the attached document.
  • We look forward to a successful working relationship in the future.

在職場上,一封正式面又得體的電郵除了顯示我們的專業外,亦會令我們的印象大大加分。希望以上的句子可以幫助你,令你在職場上得心應手。

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